Asiakastarina: Siskon Siivous
Siskon Siivous nosti tiedon läpinäkyvyyden ja tiedolla johtamisen uudelle tasolle.
Siskon Siivous Oy on valtakunnallinen, yritysten puhtauspalveluihin erikoistunut, keskisuuri yritys. Liikevaihto oli vuonna 2022 noin 29M€ ja Siskon tiimissä siivoaa 1300 ammattilaista. Siskon Siivouksen missiona on tehdä asiakkaiden arjesta parempaa, joka onnistuu parhaiten pitämällä hyvää huolta työntekijöistä arvojen mukaan kuuntelemalla, kannustamalla, kunnioittamalla ja kiitämällä. Perehdytys, koulutus, palautteen antaminen ja siihen ripeä reagointi, hyvä johtaminen ja kunnioittava asenne monikulttuurista tiimiä kohtaan ovat ne asiat joiden ympärille hyvä tekeminen rakentuu. Siskon Siivouksen tavoitteena on luoda sellainen työilmapiiri ja kulttuuri, että jokainen työntekijä voi olla ylpeä omasta työstään, joka päivä. Kilpaillulla matalakatteisella puhtauspalvelualalla laadun ja tuloksen seuranta ja siihen reagointi on tuloksellisen toiminnan perusta.
Vesa Fagerlund toimii Siskon Siivouksella business controllerina. Hän vastaa yrityksen sisäisen raportoinnin, toiminnanohjauksen ja taloushallinon kehitysprojekteista. Vesa suhtautuu intohimoisesti päivittäisen työn sujuvoittamiseen viimeistellyllä toiminnalla – erityisesti toimivien tietojärjestelmäratkaisujen avulla. Hän nauttii siitä, että oman työn hedelmänä voidaan työskennellä aiempaa paremmin ja samanaikaisesti helpommin.
Raportointia ja budjetointia haluttiin syventää ja tehostaa
Siskon Siivouksen raportointi toteutettiin aiemmin kirjanpito-ohjelman työkaluilla. Raportoinnilla saatiin perustietoa kirjanpidosta ja myynnistä. Haasteena oli saada kulut ja laskutus kohtaamaan asiakastasolla, koska siivouskohteita on paljon.
Lisäksi tieto siitä paljonko on myyty ja maksettu palkkoja, ei enää riittänyt. Haluttiin päästä porautumaan syvälle organisaation tapahtumiin. Prosessien kehitystä ja muutoksia haluttiin seurata paremmin, halutiin nähdä mikä on muuttunut ja miksi muutoksia on tapahtunut.
Excelillä tehtävää budjetointiprosessia haluttiin myös tehostaa ja helpottaa.
Fuusor tehostanut tiedolla johtamista huomattavasti
Fuusorin avulla organisaation johto pääsee nopeasti ja riittävän yksityiskohtaiselle tasolle tarkastelemaan toimintaansa. Organisaatiossa tiedetään nykytilanne ja voidaan reagoida toiminnan kannalta kriittisimpiin asioihin. Lisäksi isompi osa yrityksessä saa helposti tietoa, jonka avulla he voivat keskittyä työssään oleelliseen.
Siskon Siivouksella tietoa hyödynnetään johtamisessa laajasti. Fuusorin valmiiden raporttien avulla toimintaa kyetään tarkastelemaan eri näkökulmista nopeasti ja monipuolisesti halutussa ajanjaksossa. Dataa hyödynnetään monipuolisesti kirjanpidosta, asiakkaista, työntekijöistä, työvuoroista, laskutuksesta, hinnastoista ja työaikakirjauksista. Erityistä lisäarvoa saadaan yhdistelemällä eri datasettejä sekä lisäämällä lisädimensioita esimerkiksi asiakkaista muihin datasetteihin.
”Mahdollisuus yksityiskohtien tarkasteluun on noussut täysin uudelle tasolle Fuusorin avulla. Jokaisen siivouskohteen yksityiskohtien tarkastelussa on käytettävissä paljon tietoa esim. tehdyistä töistä, kohteen työntekijöistä, laatuarvioista sekä asiakaspalautteesta. Samalla tavalla henkilöstöstä saadaan monipuolista tietoa HR:n käyttöön henkilöstöjohtamisen kehitystä varten”, Vesa Fagerlund toteaa.
Siskon Siivouksella Fuusorin käyttö on laajaa. Johtajat ja päälliköt hyödyntävät palvelua työssään lähes päivittäin. Esihenkilöiden käyttö tapahtuu vähintään kerran kuukaudessa tulosanalyysin avulla. Fuusorin avulla jokaisen käyttäjän näkymä on rajattu siten, että näkyvissä on vain kyseisen henkilön kannalta tärkeät tiedot. Isojen käyttäjämäärien ja erilaisten käyttäjien hallinnointi on järjestelmässä helppoa. Käyttäjähallinnan käyttäjäryhmäominaisuus mahdollistaa käyttäjämuutosten tekemisen nopeasti, helposti ja kohdennetusti.
Tiedon läpinäkyvyys ja hyödyntäminen nostettu uudelle tasolle
”Jos Fuusorin meille tuomat hyödyt kiteytetään yhteen sanaan, niin se on läpinäkyvyys. Tietoa on ollut aina, mutta se ei ole ollut läpinäkyvää. Meidän ERP-järjestelmää on kehitetty ja laajennettu viime vuosina paljon. Datamäärä on kasvanut ja siihen liittyen Fuusor on parantanut ja nopeuttanut läpinäkyvyyttä merkittävästi. ERP-data saadaan nyt tehokkaasti kaikkien käyttöön, päästään tarkemmalle tasolle ja aikajänne on muuttunut muutamasta viikosta päivään”, Vesa Fagerlund kertoo.
”Fuusor työstää meidän datan helposti hyödynnettävään muotoon. Aiemminkin dataa on ollut, mutta sitä ei pystytty hyödyntämään. Dataa on paljon, mutta sellaisenaan sillä ei tee mitään. Oleellista on se, miten sitä saadaan hyödynnettyä eli tulkittua ja tehtyä muutoksia toimintaan sen perusteella. Kun tietoa on paljon, niin on tärkeää miettiä mikä tiedon määrä on kullekin riittävä, mutta ei aiheuta ähkyä. Asiat pitää tiivistää niin, että fokus on oikein. Nyt prosessit on saatu kuntoon”, Vesa jatkaa.
”Ensin Fuusor näytti meille ongelmat ja puutteet. Nähtiin mikä on todellinen tilanne, mitä pitää muuttaa ja mihin pitää tarttua. Sitten sen avulla nähtiin, että ongelmiin ja puutteisiin on tullut parannusta, on ollut mukava nähdä, että tehdyillä muutoksilla on ollut vaikutusta. Ja nyt tietoa saadaan yhä useammalle henkilölle, jotka pystyvät tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. Se että oleellinen tieto on koko ajan jokaisen saatavilla ilman, että jonkun pitää tuottaa se, on todella iso asia”, Vesa vielä kiteyttää.
Budjetin ja ennusteiden teko helpottunut todella paljon
Vesa kertoo, että Fuusorin myötä budjetointiprosessi on kehittynyt ja helpottunut todella paljon. Budjetti tehdään kustannuspaikkarakenteella eli esim. jokaiselle esihenkilölle tehdään oma budjetti. Kun budjetointiin osallistuu kymmeniä ihmisiä, niin Fuusor Budjetoinnin toiminnoista ja ominaisuuksista on iso apu, esim. budjetin koostaminen tapahtuu helposti. Budjetointiprosessia on helpottanut myös mahdollisuus lisätä sisäiset budjetointiohjeet ja -säännöt suoraan budjettipohjaan kaikkien budjetoijien käyttöön.
Automaattiset laskennat helpottavat myös budjetointia, esim. ennusteena syötetään palkkaprosentti ja automaatio laskee palkat liikevaihdon mukaan. Autoja on paljon käytössä ja niille tehdään erillinen autobudjetti, jolla saadaan ennuste, miten autoja käytetään ja paljonko niitä tarvitaan, ennuste ohjaa hankintoja.
”Asiakaspalvelu vastaa nopeasti”
Fuusorin käyttöönotossa perusraporteilla päästiin nopeasti alkuun. Sen jälkeen raportoinnin ja budjetoinnin jatkokehitystä on tehty todella paljon liiketoiminnan ja yrityksen kasvun myötä kehittyneen dataprosessin mukaan. Vesa on tehnyt paljon raportteja myös itse.
”Kun on kysyttävää, niin asiakaspalvelu vastaa nopeasti, apua ja tukea on saanut aina tarvittaessa. Jos on tullut ongelma, niin ratkaisua on lähdetty etsimään nopeasti. Ja vaikka on tiedetty, että ongelma ei ole Fuusorin päässä, niin silloinkin on lähdetty selvittämään mistä ongelma johtuu. Esim. integraatioihin liittyen olemme saaneet apua ja tukea myös kolmansien osapuolten suuntaan”, Vesa kertoo yhteistyöstä.