Tukena-konserni koostuu yleishyödyllisestä Tukena-säätiöstä ja sen kokonaan omistamasta Tukena Oy:stä. Tukena-säätiö on yleishyödyllinen toimija, jonka tehtävänä on edistää toiminnallaan kehitysvamman tai muun syyn vuoksi tukea tarvitsevien ihmisten hyvää elämää asumisratkaisujen, palvelujen kehittämisen, ihmisoikeuksien edistämisen ja perheiden tuen vahvistamisen kautta. Tukena-säätiön omistama Tukena Oy on valtakunnallinen vastuullisten palveluiden tuottaja ja kehittäjä. Tuottamiensa palveluiden kautta yhtiö edistää yhteisten arvojen ja tavoitteiden toteutumista asiakkaidensa arjessa. Tukena Oy on yhteiskunnallinen yritys.
Vahva yhteistyö läheisten kanssa on ollut tärkeä osa toimintaa alusta alkaen. Tukenan tausta on omaisjärjestössä Kehitysvammaisten Tukiliitossa, joka perusti Tukena-säätiön (aikaisemmalta nimeltään Kehitysvammaisten Palvelusäätiö) vuonna 1992. Tukena tarjoaa palvelujaan 1000 ammattilaisen voimin, palveluyksikköjä on 45 ympäri Suomen. Tukena-säätiö tarjoaa vuokra-asunnon yli tuhannelle henkilölle.
Matti Riekki johtaa talousjohtajana Tukena-konsernin talouspalvelutiimiä, ja toimii yhteisten tukipalveluiden kautta talousjohtajana myös Kehitysvammaisten Tukiliitossa. Matti on koulutukseltaan hallintotieteiden maisteri Tampereen yliopistosta. Opinnoissa oli vahva julkis- ja yritystalouden sekä strategisen johtamisen painotus, ja suuntautuminen oli ennen kaikkea tilintarkastustoimialalle. Organisaatioiden strategisen johtamisen kehittäminen on kulkenut mukana koko työuran. Aiemmin Matti on työskennellyt asiantuntija- ja tilintarkastustehtävissä mm. FCG:llä ja BDO:lla. Parhaillaan Matti suorittaa General EMBA -tutkintoa Tampereen yliopistossa. Vastapainoa työlle Matti löytää perheen parista, musiikin opiskeluista ja kestävyysliikunnasta.
Uuden järjestelmän piti vastata kattavasti erilaisiin tarpeisiin
Tukena on kasvava konserni, jonka toimintaan kuuluu monenlaista palveluntuotantoon, kiinteistöjen omistamiseen ja vuokraamiseen sekä avustusrahoitteiseen kehittämiseen liittyvää toimintaa. Kasvu ja monimuotoinen toiminta tuovat vaatimuksia talouden raportointiin ja suunnitteluun ja sen myötä myös järjestelmän toimivuus korostuu. Kasvuun skaalautumisen lisäksi järjestelmän pitää pystyä vastaamaan hyvin monipuolisesti ja kattavasti erilaisiin raportointi- ja budjetointitarpeisiin, joita kiinteistöjen omistamiseen, palvelutoimintaan ja avustusrahoitteiseen toimintaan liittyy. Tukenan käytössä ollut kirjanpito- ja raportointijärjestelmä oli tullut elinkaarensa päähän eikä enää palvelut tämän päivän tarpeita, vaikka sisälsi myös sellaisia toiminnallisuuksia joista ei haluttu jatkossakaan tinkiä.
Budjetointi, hallittavuus ja BI-ominaisuudet erottuivat muista
Matti Riekki lähti tiiminsä kanssa selvittämään mitä järjestelmiä markkinoilla on tarjolla. He tutustuivat useisiin raportointijärjestelmiin, mutta useista tarkastelluista vaihtoehdoista mikään ei ollut sellainen, joka olisi täyttänyt kaikki vaatimukset, ja etsintä jatkui. Matti pyysi demon myös Fuusorista ja se vakuutti.
”Joidenkin järjestelmien hinnoittelumalleissa meidän suhteellisen iso käyttäjämäärä olisi aiheuttanut liian ison kustannuksen. Monessa järjestelmässä taas meille tärkeä budjetointiominaisuus oli meidän tarpeisiin kömpelö. Fuusorissa näin heti, että budjetointitoiminnot palvelevat meidän toimintamallia. Perustason tuloslaskelmaraportointi ja talouden toteumaraportointi on varmasti hyvin toimiva monessakin järjestelmässä, mutta Fuusorin budjetointi ja se miten budjetointia ja raportointia hallinnoidaan laajalle käyttäjäkunnalle simppelisti, oli erottava tekijä. Myös BI-ominaisuudet vaikuttivat Fuusorissa ketterämmiltä kuin monessa muussa vaihtoehdossa”, Matti kertoo valinnasta.
Fuusoria hyödynnetään organisaatiossa laajasti
Tukena käyttää Fuusoria pääasiassa budjetointiin, talouden seurantaan ja konserniyhdistelyyn. Perusraportointi ja budjetointipohjat alkavat olla kaikkien organisaatioiden osalta siinä pisteessä, että kehittämispanoksia voidaan laittaa BI-ominaisuuksien tehokkaampaan hyödyntämiseen. Integraatioista on tällä hetkellä käytössä Netvisor ja OneDrive. Käyttöä on tarkoitus laajentaa myös esim. Mepco-, Tampuuri-, Domacare ja Webropol-datan hyödyntämiseen.
Fuusoria hyödyntää Tukenan kokonaisuudessa yli 100 käyttäjää. Laajaan käyttäjäkuntaan kuuluu projektipäälliköitä, palveluyksiköiden johtajia, isännöitsijöitä sekä johtoryhmiä ja hallituksia. Hajautetun talousjohtamisen mallissa vastuuhenkilöille halutaan mahdollistaa pääsy omien vastuualueidensa talouden tietoihin. Esimerkiksi yksiköiden johtajat tekevät itse omat budjetit ja seuraavat talouttaan tarkkaan kuukausitasolla. Fuusorin mahdollistama AD-kirjautuminen, sekä helposti tehtävät rajaukset näkymiin ja käyttöoikeuksiin, helpottavat ylläpitoa ja hallintaa.
”Osa yhteisöistämme siirtyi vanhasta selainpohjaisesta järjestelmästä modernimpaan, mutta joidenkin yhteisöjen osalta otettiin isompi kehitysharppaus, kun vanhat pdf-raportit ja Excel-budjetoinnit on voitu korvata Fuusorilla. Tämä on vähentänyt paljon kuukausittaisia tehtäviä ja manuaalista työtä. Raportoinnin laatu on parantunut ja saamme hyvää palautetta siitä, että tietoa pystytään esittämään helposti luettavassa muodossa raporteilla, ja visuaalisuus houkuttelee tutkimaan lukuja. Raporttien käyttäjät arvostavat myös sitä, että pääsevät porautumaan tarvittaessa ostolaskun kuvalle asti”, Matti toteaa.
Raportointia pystytään kehittämään myös itse
”Fuusor tarjoaa meille monipuolista, ketterää ja helppokäyttöistä raportointia, jota pystytään myös itse kehittämään koko ajan. Jos huomataan uusia tarpeita tiedon esittämiseen, voi tehdä sopivan raportin muutamassa minuutissa. Ja toimivaksi todettuja raporttipohjia, kaavoja ja malleja on helppo kopioida muihin tarpeisiin. Erilaiset suodattimet toimivat hyvin ja lukuja on näppärä taulukoida ristiin eri muotoihin”, Matti kertoo.
”Fuusoria on simppeli käyttää ja aika paljon rakentelen ja muokkailen raportteja itse. Ohjelmaan tehdyistä ratkaisuista näkee, että palvelu on rakennettu fiksusti. Lisäksi kun Fuusoria otettiin käyttöön, niin käyttöön avattiin oletusraporttipohjat sisältäen esimerkiksi erilaisia rullaavia raportteja ja ennusteraportteja. Nuo auttavat minua tosi paljon siinä, että mallipohjia jalostamalla pystyn viemään meidän omaa raportointia paljon eteenpäin. Mitään ei tarvitse rakentaa nollasta, vaan voin lähteä valmiista mallista kehittämään raportointia eteenpäin”, Matti jatkaa.
Käyttöönotto sujui hienosti
”Käyttöönotto sujui tosi hienosti. Minua jopa vähän epäiltiin johtoryhmässä ja hallituksessa, kun käyttöönotosta ei ollut oikein mitään kriittistä sanottavaa. Asiantuntija teki taustalla tarvittavia pohjatöitä ja kun hänelle esitti jonkin toiveen, niin parin päivän päästä hän palasi valmiin ratkaisuehdotuksen kanssa, ja siitä päästiin taas sujuvasti eteenpäin. Arvostan myös sitä, että Fuusorissa on valmiit pohjat, joita voi suoraan soveltaa omiin tarpeisiin, eikä jokaista nippeliä tarvitse olla pyytämässä erikseen. Käyttöönottokoulutus oli myös selkeä, saaduilla opeilla on pärjätty hyvin”, Matti kuvaa käyttöönottoa.
Nopea asiakaspalvelu ja jatkuvasti kehittyvä järjestelmä
Käyttöönottovaiheen jälkeen kehitystyötä on jatkettu pitkälti omana työnä, ja Matti on vahvistanut myös tiiminsä osaamista Fuusorin ylläpitämiseen. ”Kuitenkin aina kun tuelle on ollut tarvetta, niin olemme saaneet apua nopeasti. On ollut hienoa huomata, että esimerkiksi uusi integraatio on ollut valmiina käyttöön noin tunti ensimmäisestä yhteydenotosta. Pidän Fuusorissa siitä, että se on jatkuvasti kehittyvä järjestelmä. Jatkuvasti tulee uusia, selkeästi käytännön tarpeista lähteviä ominaisuuksia. Fuusorin tiedotteista saa hyvin vinkkejä miten omia raportteja voisi kehittää. Yhteenvetona voin todeta, että Fuusor on palvellut meitä todella hyvin. Myös talousjohtajan arki on helpottunut monella tavalla”, Matti kiteyttää lopuksi.